15 правил переписки

Денис Левченко

Руководитель

15 правил переписки

Электронная почта — это наш основной канал общения с многочисленными заказчиками и клиентами. Ежедневно мы читаем и отвечаем на десятки, сотни писем, и за несколько лет работы поняли несколько базовых правил электронной переписки.

Эти правила можно взять на вооружение и использовать в своей работе, а можно с их помощь отличать нормальных людей от идиотов.

Итак, поехали!

  1. У нормального человека — нормальный почтовый адрес. Обычно он состоит из имени и фамилии (ivan.petrov@zakazchik.ru или i.v. petrov@zakazchik.ru), реже — их инициалов ip@zakazchik.ru). Люди с несерьёзными почтовыми именами типа sexykiska обычно оказываются неприятными в общении и работе.
  2. Если у человека нет корпоративной почты, но есть нормальная личная, на бесплатном домене — это нормально. Плохо, когда у человек начинает путать аккаунты, писать попеременно то с одной, то с другой почты. Ужасно, когда человек начинает отвечать на рабочие письма с чужого ящика (почты родителей, жены, друга, случайного приятеля и так далее).
  3. Мы считаем самоочевидным, что человек знает, что такое копия, скрытая копия, тема письма, тело письма — не путает эти понятия местами.
  4. Самый страшный грех электронного общения — это потерянный адресат из копии. Если в переписке участвуют пять человек, то все они должны получать все без исключения письма до тех пор, пока не попросят исключить себя из переписки.
  5. У каждого письма есть тема. Человеку, который не забывает ставить тему, следует воздвигнуть прижизненный памятник из золота.
  6. Электронное общение предполагает расслабленность. Следует исключить из лексикона тройные восклицательные знаки, слова и фразы, набранные заглавными буквами, эмоциональные призывы и активное использование Вы. За фотографии котиков в приложениях следует сжечь на костре.
  7. Электронное общение предполагает ритмичность. Текст должен походить на песню — его следует разбивать на абзацы, каждое не более 5–10 предложений длиной. Человеку, который умеет проставлять цитаты, нужно воздвигнуть прижизненный памятник из платины.
  8. Электронное общение предполагает самодостаточность. В почте можно обсудить любой вопрос, особенно если его уже начали обсуждать в переписке. За письмо с просьбой проверить Фейсбук, позвонить, а потом выйти в Скайп следует сжигать на костре.
  9. У нормального человека — нормальная подпись. Размер подписи прямо пропорционально размеру мужского достоинства человека (верно и для женщин тоже). В подписи всегда есть имя, фамилия, компания, должность и телефон. Больше там ничему не следует быть.
  10. Мы считаем самоочевидным, что у письма есть срок годности. Срок годности письма примерно равен сроку годности хлеба. В обычных условиях на рабочее сообщение следует отвечать за 12 часов. За ответы в стиле «Я получил ваше письмо и отвечу позже» следует сжигать на костре.
  11. Письмо должно содержать всю необходимую информацию. Нужны цитаты, ссылки, файлы? Должно быть всё, и сразу. Не влезает файл? Нужно заранее залить его на Дропбокс, и прикрепить ссылку (а не присылать её отдельным письмом).
  12. Отдельно подумайте об адресатах. Стоит ли присылать бухгалтеру .psd файл, а дизайнеру с маком — .doc документ? И вообще почаще думайте об адресатах.
  13. Используйте шаблоны. Иногда люди думают: «Он использует шаблон, поэтому не уважает меня» — их нужно жечь на костре. Наоборот, если компания шаблонизирует переписку, то это значит что ребята берегут своё время. Если люди пространно отвечают на все письма, то им, очевидно, совсем нечего делать на работе.
  14. Любая рассылка — спам по умолчанию. Если не сделать ничего специального и крутого, то она не станет полезной и интересной сама по себе. Ни один человек не будет сам по себе рад вашим новостям и предложениям, просто понимайте это.
  15. Цель любого общения — давать информацию и призывать к действию. Письмо, это ресурс и инструкция, больше ничего. Если из письма непонятно, что теперь делать, то оно написано зря и прочитано зря.

Комментарии

Тут без вас никак. Поделитесь с нами вашими мыслями

Горячие вакансии